Вам пришлось отменить встречу.

Вам пришлось отменить встречу. Сообщите об этом сразу, признайте неудобство и предложите реальный другой вариант, если хотите встретиться снова. Не обещайте замену только ради смягчения сообщения. Надёжность проявляется и в том, насколько ясно вы обращаетесь с невыполнимыми планами.